Aviso de Privacidad Integral, NomiClock

NomiClock, nombre comercial de Luis Javier Gómez Cruz, persona física con actividad empresarial (en lo sucesivo referido indistintamente como "NomiClock", "la Plataforma" o "el Proveedor"), con domicilio en Bosques de los Arrayanes, Manzana 48, Lote 70, Casa 1, colonia Los Héroes, Tecámac, Estado de México, C.P. 55764, y correo electrónico de contacto contacto@nomiclock.com y portal web oficial https://nomiclock.com, emite el presente Aviso de Privacidad de conformidad con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) vigente, las disposiciones reglamentarias aplicables y los lineamientos que emita la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad que asumió las funciones del extinto INAI.

1. Alcance y distinción de roles (Responsable vs. Encargado)

Para efectos de la legislación mexicana de protección de datos personales, la operación de NomiClock involucra dos figuras legales distintas:

A. NomiClock como RESPONSABLE

NomiClock actúa como Responsable respecto del tratamiento de los datos personales de sus Clientes Directos, Prospectos y Usuarios Administradores (representantes legales, personal de Recursos Humanos, contadores, supervisores de campo y cualquier persona que cree una cuenta administrativa o contrate los servicios).

B. NomiClock como ENCARGADO

Respecto de los datos personales y sensibles de los Trabajadores de las empresas clientes (incluyendo números de empleado, nombres, registros de checadas, fotografías de verificación y geolocalización), la Empresa Cliente que contrata el servicio actúa como RESPONSABLE de dichos datos en el marco de la relación laboral patronal. NomiClock actúa únicamente como ENCARGADO del tratamiento, procesando dicha información por cuenta, instrucción y orden exclusiva del Cliente para la prestación del servicio contratado, de conformidad con los artículos 49, 50, 51 y 52 del Reglamento de la LFPDPPP.

2. Datos personales recabados por NomiClock

A. De los Clientes y Usuarios Administradores (NomiClock como Responsable)

• Datos de identificación y contacto: Nombre completo, correo electrónico corporativo o personal, número telefónico o WhatsApp, puesto o cargo dentro de la organización.
• Datos fiscales y de facturación: Razón Social, Registro Federal de Contribuyentes (RFC), domicilio fiscal, régimen fiscal y uso de CFDI (en caso de requerir comprobante fiscal digital).
• Datos de navegación y acceso: Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, registros de inicio de sesión y fecha/hora de actividad administrativa en la plataforma.

B. De los Trabajadores procesados a través del Servicio (NomiClock como Encargado)

• Datos operativos y laborales: Nombre completo, número de empleado, puesto, área de negocio, centro de costo, horario de trabajo, grupo o cuadrilla de trabajo, fecha de ingreso, periodicidad de pago y registro patronal asignado.
• Datos de asistencia e incidencias: Registros de entradas y salidas (checadas), retardos, faltas, descansos trabajados, solicitudes y asignación de vacaciones, incapacidades y permisos.
• Datos de geolocalización: Coordenadas geográficas (latitud y longitud) obtenidas al momento de registrar una checada, utilizadas exclusivamente para contrastar la proximidad del trabajador contra el radio configurado para el centro o sitio de trabajo. Cada Empresa Cliente define si a un trabajador se le valida su ubicación contra uno o varios sitios de trabajo (modo "fija") o si, por la naturaleza de su labor (por ejemplo, choferes o repartidores), su ubicación se registra únicamente como evidencia sin compararla con un sitio (modo "en ruta"). En ambos casos la ubicación se obtiene en el momento de registrar la checada. Únicamente si la Empresa Cliente lo habilita para personal en modo «en ruta» y el trabajador lo acepta en la aplicación móvil (véase «Ubicación durante la jornada»), se registran además puntos de ubicación durante la jornada abierta; fuera de ese caso, NomiClock no realiza seguimiento continuo de los trabajadores.
• Ubicación durante la jornada (aplicación móvil Mi NomiClock; solo si la Empresa Cliente lo habilita para personal «en ruta»): puntos de ubicación (coordenadas, fecha y hora) que la aplicación registra cada cinco (5) minutos mientras la jornada del trabajador está abierta, es decir, desde el registro de su entrada hasta el de su salida, para que la Empresa Cliente conozca el recorrido de su jornada. No se registra ubicación fuera de la jornada. Mientras la función está activa, la aplicación muestra un aviso visible en el dispositivo. La función se activa por decisión de la Empresa Cliente, solo para personal cuyo puesto implica desplazarse en ruta, y la aplicación solicita al trabajador su aceptación en pantalla antes de iniciar; la aceptación se guarda con fecha, hora y datos técnicos del equipo.
• Datos del checado por WhatsApp (opcional, solo si la Empresa Cliente lo habilita): número de celular del trabajador, el mensaje que envía al número de NomiClock (ubicación compartida y, si la Empresa Cliente así lo decide, una fotografía de verificación) y la respuesta de confirmación que se le devuelve. Si la Empresa Cliente también habilita el autoservicio por WhatsApp, se tratan además los mensajes con los que el trabajador consulta su saldo de vacaciones y pide permisos o vacaciones (fechas y motivo), que se guardan como solicitudes en la plataforma para que su empresa las resuelva. La fotografía enviada por este medio se conserva como evidencia del registro; NomiClock no extrae de ella vectores biométricos ni la compara automáticamente.
• Datos Personales Sensibles (fotografías de verificación): Fotografías capturadas por la cámara del dispositivo kiosco o celular al momento exacto de la checada; en el celular, únicamente cuando la Empresa Cliente la exija para ese canal (la Empresa Cliente puede configurar que el registro se haga solo con la ubicación). Estas imágenes son utilizadas con la única finalidad de verificar la identidad presencial del trabajador y prevenir la suplantación de identidad en el registro laboral. NomiClock no comercializa estas imágenes ni las usa para perfiles externos.
• Datos Personales Sensibles, Plantilla Facial y Fotografía de Perfil (solo si la Empresa Cliente usa el reconocimiento facial): Cuando la Empresa Cliente registra el rostro de un trabajador para el funcionamiento del kiosco o el portal del trabajador, la plataforma calcula y almacena una huella numérica del rostro (plantilla biométrica o vector) y, de la misma captura, una fotografía de perfil recortada a la cara. La fotografía de perfil la visualizan los administradores de la Empresa Cliente y el propio trabajador en su portal; nunca se muestra en el kiosco. Tanto la huella como la fotografía son datos biométricos sensibles. La plantilla se utiliza única y exclusivamente para autenticar y comprobar que la persona que checa asistencia es el trabajador registrado, realizándose la comparación dentro del dispositivo del kiosco o del teléfono del trabajador. La Empresa Cliente, en su calidad de Responsable frente al trabajador, es la única obligada a obtener la autorización expresa y por escrito del titular antes de registrar su biometría (la plataforma de NomiClock exige que la Empresa confirme haber obtenido dicha autorización mediante una marca de verificación en el panel). La plantilla facial y la fotografía de perfil pueden ser eliminadas en cualquier momento por el administrador desde el panel, se borran de forma automática al dar de baja al trabajador y se suprimen al finalizar la relación contractual con la Empresa Cliente conforme a los Términos y Condiciones. NomiClock no comercializa, no cede ni transfiere dichos datos biométricos a terceros ajenos a la prestación del servicio.

3. Finalidades del tratamiento

A. Finalidades primarias (necesarias para el servicio)

• Crear, autenticar y administrar las cuentas de acceso de los usuarios en el panel administrativo y en el portal del trabajador.
• Proveer las funciones operativas contratadas: control y registro de asistencias, visualización de estatus en tiempo real, gestión de incidencias, saldos de vacaciones conforme a la Ley Federal del Trabajo (LFT) y emisión de reportes.
• Permitir el funcionamiento del kiosco de checado en línea y fuera de línea (modo sin conexión mediante almacenamiento local seguro).
• Verificar la autenticidad de los registros de asistencia mediante la confronta de la fotografía de verificación y las coordenadas del sitio de trabajo.
  Cuando la Empresa Cliente habilite el checado por WhatsApp (opcional), recibir el mensaje del trabajador con su ubicación (y fotografía, si la Empresa Cliente la exige), registrar su entrada o salida y confirmarle el registro por el mismo medio.
• Cuando la Empresa Cliente lo habilite para personal que realiza su trabajo en ruta: poner a disposición de la Empresa Cliente el recorrido realizado durante la jornada abierta, para verificar el cumplimiento de la ruta de trabajo asignada y atender incidencias operativas. Esta finalidad deriva de la relación laboral entre la Empresa Cliente y el trabajador, y es responsabilidad de la Empresa Cliente (Responsable) informarla y legitimarla.
• Procesamiento de cobros, emisión de comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI 4.0) y cobranza.
• Proporcionar soporte técnico, mantenimiento preventivo y resolución de incidencias en la plataforma.
• Cumplir con las obligaciones legales y requerimientos de autoridad competente aplicables a NomiClock.

B. Finalidades secundarias (no necesarias para el servicio principal)

• Envío de comunicaciones informativas sobre actualizaciones, mejoras en el sistema o nuevas funcionalidades de NomiClock.
• Envío de encuestas de satisfacción y calidad del servicio.

Si usted no desea que sus datos personales de contacto sean tratados para las finalidades secundarias, puede manifestar su negativa enviando un correo electrónico a contacto@nomiclock.com.

4. Transferencia de datos personales y proveedores terceros

NomiClock no vende, no renta ni comercializa datos personales a terceros.

Para la adecuada prestación de los servicios tecnológicos, NomiClock comparte datos bajo estrictos estándares de confidencialidad y seguridad con los siguientes proveedores de infraestructura (sub-encargados):

El checado por WhatsApp es opcional y lo decide cada Empresa Cliente. El alcance (a qué trabajadores se les habilita este canal) lo define la Empresa Cliente, en su calidad de Responsable. El trabajador que no desee usarlo puede registrar su asistencia por los demás medios que su empresa tenga habilitados (kiosco, portal del trabajador o registro asistido), sin que ello afecte su relación laboral. El checado por WhatsApp implica una transferencia de datos a Meta Platforms, cuyos servidores se encuentran fuera de México; por eso la Empresa Cliente, como Responsable, debe obtener el consentimiento expreso del trabajador antes de habilitarle este canal. La ubicación y la fotografía de verificación enviadas por este medio no constituyen biometría facial: no se comparan automáticamente con un patrón biométrico y solo sirven como evidencia de asistencia que la Empresa Cliente valida. El uso del celular y de los datos móviles del trabajador es voluntario, y la Empresa Cliente debe ofrecer un medio alternativo. NomiClock utiliza las interfaces (API) oficiales de Meta conforme a sus términos comerciales.

Dichas transferencias se encuentran exceptuadas del consentimiento del titular conforme al artículo 37 de la LFPDPPP, al ser legalmente indispensables para la prestación del servicio contratado.

5. Medidas de seguridad y almacenamiento

• Aislamiento multi-empresa (multi-tenancy): cada empresa cuenta con un identificador unívoco (clienteId). Las reglas de seguridad del lado del servidor (Cloud Firestore Rules) impiden que cualquier usuario, incluso autenticado, consulte o modifique datos pertenecientes a otra organización.
• Cifrado de datos: todo el tráfico entre los navegadores/kioscos y los servidores viaja cifrado mediante protocolos seguros HTTPS / TLS 1.3. Los datos y fotografías almacenados en Firebase cuentan con cifrado en reposo.
• Resiliencia y modo fuera de conexión: en caso de interrupción en la conectividad a internet, los registros de checadas y fotografías temporales se custodian en el almacenamiento seguro local del dispositivo (IndexedDB / caché del Service Worker) y se transmiten automáticamente a los servidores en cuanto la conexión se restablece, eliminándose del dispositivo local según los protocolos de sincronización.
• Validación de identificadores (PIN y códigos únicos): la verificación de códigos de checada y PIN se realiza del lado del servidor; en ningún momento se descargan las claves maestras de la plantilla a la memoria visible del navegador.

Conservación de datos en periodos de prueba

En caso de que una empresa se registre para la prueba gratuita de 15 días (nomiclock.com/prueba.html) y decida no contratar ningún plan de pago al finalizar dicho periodo, NomiClock conservará los datos cargados durante un plazo máximo de sesenta (60) días naturales posteriores al vencimiento de la prueba con la finalidad de permitirle recuperar su información; transcurrido dicho plazo, los datos serán bloqueados y suprimidos o anonimizados de manera definitiva de nuestros servidores.

Conservación de la ubicación durante la jornada

Los puntos de ubicación se conservan por un máximo de noventa (90) días naturales y después se suprimen de forma definitiva. Se suprimen antes si el trabajador causa baja. Si existe un juicio, procedimiento, investigación interna o inconformidad relacionada con la jornada del trabajador, la Empresa Cliente puede solicitar su bloqueo y los datos relacionados se conservan bloqueados hasta la conclusión de ese asunto. Solo los consultan las personas autorizadas por la Empresa Cliente (su Propietario, el supervisor directo del trabajador y Recursos Humanos de su área). El trabajador puede retirar su aceptación en cualquier momento desde la aplicación; el retiro detiene los registros futuros.

Aplicación móvil «Mi NomiClock» (Android)

La aplicación móvil Mi NomiClock es la versión instalable del portal del trabajador. Además de lo descrito en este Aviso, la aplicación utiliza el permiso de ubicación del dispositivo (también con la aplicación en segundo plano, solo mientras el seguimiento de ruta está activo y la jornada abierta), la cámara para la fotografía de verificación cuando la Empresa Cliente la exige, y las notificaciones para recordatorios (por ejemplo, registrar la salida). Puede retirar estos permisos desde los ajustes de su dispositivo. El detalle específico de la aplicación está en nomiclock.com/privacidad-app.

6. Ejercicio de derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición)

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a conocer qué datos tenemos de usted, para qué los usamos y las condiciones del uso que les damos (Acceso). Asimismo, es su derecho solicitar la corrección de su información personal en caso de que esté desactualizada, sea inexacta o incompleta (Rectificación); que la eliminemos de nuestros registros o bases de datos cuando considere que la misma no está siendo utilizada adecuadamente (Cancelación); así como oponerse al uso de sus datos personales para fines específicos (Oposición).

Procedimiento para ejercer derechos ARCO

• Administradores y Clientes Directos: deberán enviar su solicitud al correo contacto@nomiclock.com indicando nombre completo del titular y correo de la cuenta registrada, documento oficial que acredite su identidad (INE, pasaporte o poder notarial en caso de representante), y descripción clara y precisa de los datos y el derecho que desea ejercer.
• Trabajadores en plantilla: dado que NomiClock actúa como Encargado del tratamiento respecto de los datos de asistencia y laborales, el trabajador titular debe presentar su solicitud directamente ante el área de Recursos Humanos o el representante legal de su empresa empleadora (el Responsable). En caso de que NomiClock reciba una solicitud directa de un trabajador, la canalizará, en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles, con el Administrador Propietario de la empresa correspondiente para su atención.

El plazo de respuesta para determinar la procedencia de la solicitud será de un máximo de 20 días hábiles contados a partir de la recepción formal, conforme a la LFPDPPP.

Si usted considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado por alguna conducta de nuestros servicios, puede acudir ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno.

7. Uso de cookies y almacenamiento local

NomiClock utiliza mecanismos de almacenamiento web estándar (localStorage, sessionStorage, IndexedDB y Service Workers) con el único propósito de mantener la sesión activa del administrador o trabajador, recordar la configuración del kiosco en el dispositivo físico de checado, y permitir el almacenamiento temporal de checadas y fotografías mientras el dispositivo se encuentra sin señal de internet.

Este sitio web (nomiclock.com) usa Cloudflare Web Analytics para medir visitas de forma agregada (páginas vistas, país, tipo de dispositivo y origen de la visita). Esta herramienta no usa cookies, no identifica personas y no construye perfiles publicitarios. Para la verificación anti-robots del registro de prueba se usa Cloudflare Turnstile, y las tipografías se cargan desde Google Fonts.

Publicidad, medición y Pixel de Meta. Este sitio web (nomiclock.com) utiliza herramientas de medición y análisis de terceros, incluyendo el Pixel de Meta Platforms (Facebook e Instagram). El Pixel emplea cookies, web beacons y tecnologías similares para medir la efectividad de nuestras campañas publicitarias, optimizar los anuncios y mostrar contenido relevante a los usuarios que han visitado previamente nuestro sitio. A través de estas herramientas, Meta puede recopilar información técnica y de navegación, tales como páginas visitadas, tipo de dispositivo, dirección IP e interacciones clave (como clics en el botón de WhatsApp o la culminación del registro de prueba). NomiClock no comparte con Meta datos personales identificables, tales como nombres, correos electrónicos directos o números telefónicos en texto plano. Usted puede limitar o configurar el alcance de estos anuncios directamente desde la configuración de su cuenta de Facebook o Instagram, o bien bloqueando las cookies a través de la configuración de privacidad de su navegador web. El tratamiento de los datos recolectados por Meta se rige bajo las políticas de privacidad y condiciones propias de dicha plataforma.

Demostración pública. En nuestra demostración pública medimos, de forma anónima, qué secciones se consultan (sin nombre, correo, teléfono ni dirección IP) para mejorar el producto. Usamos Cloudflare Turnstile para distinguir personas de programas automáticos.

Las preferencias de almacenamiento pueden ser gestionadas directamente desde la configuración de su navegador, aunque desactivar el almacenamiento local impedirá el funcionamiento del kiosco fuera de línea y el inicio de sesión.

8. Modificaciones al Aviso de Privacidad

NomiClock se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones al presente Aviso de Privacidad, derivadas de requerimientos legales, mejoras en la plataforma o cambios en las políticas operativas.

Dichas modificaciones estarán disponibles públicamente a través de nuestro sitio web https://nomiclock.com/privacidad y mediante notificación dentro del panel de administración para usuarios activos.

9. Consentimiento y aceptación

Al registrarse como cliente, acceder al panel administrativo, utilizar la aplicación de kiosco o hacer uso del portal del trabajador, usted reconoce haber leído, entendido y aceptado los términos del presente Aviso de Privacidad.