Modelo de Aviso de Privacidad para Trabajadores, Control de asistencia

Nota para el Cliente (Patrón): Este documento es una plantilla de referencia que su empresa (como Responsable de los datos de su personal) puede imprimir, colocar junto a la tablet del kiosco o entregar a sus trabajadores al momento de registrarlos en el checador, dando cumplimiento a su obligación de informar a sus trabajadores conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP). Versión pública para copiar: https://nomiclock.com/aviso-privacidad-trabajadores.html. Revise con su abogado y complete los datos entre corchetes antes de usarlo; si su empresa no usa el reconocimiento facial, borre ese punto.

AVISO DE PRIVACIDAD SIMPLIFICADO, CONTROL DE ASISTENCIA Y REGISTRO DE JORNADA

[RAZÓN SOCIAL O NOMBRE COMERCIAL DE TU EMPRESA] (el "Patrón" o "la Empresa"), con domicilio en [DIRECCIÓN COMPLETA DE LA EMPRESA O CENTRO DE TRABAJO], es el responsable del tratamiento de los datos personales y sensibles que se recaban a través del sistema de reloj checador (NomiClock).

1. Datos personales que se recaban

Al registrar su asistencia en el kiosco o dispositivo móvil asignado, se recopilan:

Nombre completo y número de empleado.
Fecha, hora exacta y tipo de registro (entrada o salida).
Fotografía de verificación (Dato Personal Sensible): se captura con la cámara del dispositivo en el momento de checar, únicamente cuando la Empresa la exija para ese canal; la Empresa puede configurar que el registro se haga solo con la ubicación.
[SOLO SI SU EMPRESA USA RECONOCIMIENTO FACIAL. De lo contrario, borre este punto] Plantilla facial y fotografía de perfil (Datos Personales Sensibles, biométricos): al registrar su rostro, el sistema calcula y guarda una huella numérica de su rostro y, de la misma captura, una fotografía de perfil. La huella sirve únicamente para comprobar que quien checa es usted; la fotografía la ven los administradores de su empresa y usted en su portal, y no se muestra en el kiosco. Se registran solo con su autorización por escrito. Usted puede pedir en cualquier momento que se eliminen; también se eliminan cuando causa baja.
Ubicación geográfica (Geolocalización): Coordenadas del dispositivo al momento de la checada para validar la proximidad con el sitio o centro de trabajo. [Si su puesto es "en ruta" (choferes, repartidores), su ubicación al registrar se guarda como evidencia de la checada sin compararla con un sitio.] [Si su puesto es «en ruta» y la Empresa activa el seguimiento de ruta:] Además de la ubicación puntual al registrar entrada y salida, durante el periodo de su jornada laboral abierta, la aplicación registrará sus coordenadas de ubicación cada [5] minutos para verificar el cumplimiento de la ruta de trabajo asignada y atender incidencias operativas. En ningún caso se registrará su ubicación fuera de su jornada laboral. Mientras la función esté activa, la pantalla y/o barra de notificaciones de su dispositivo mostrarán un aviso visible. Los puntos de ubicación se conservarán por un periodo máximo de [90] días naturales y serán accesibles únicamente por [su supervisor directo y el área de Recursos Humanos], salvo que exista alguna controversia, procedimiento o reclamación laboral en curso, en cuyo caso se conservarán bloqueados hasta la conclusión de la misma. Si su puesto de trabajo no exige estructuralmente el seguimiento de ruta, usted podrá declinar o retirar su aceptación desde [Mi NomiClock] sin que ello genere consecuencias negativas en su relación laboral. Si la supervisión de ruta es un requisito operativo indispensable de su puesto según su contrato de trabajo, la negativa o retiro del permiso se gestionará conforme a las políticas laborales internas y la legislación laboral aplicable.
[SOLO SI SU EMPRESA HABILITA EL CHECADO POR WHATSAPP. De lo contrario, borre este punto] Número de celular y los mensajes que usted envía por WhatsApp al número del sistema para checar (su ubicación compartida y, si la Empresa lo exige, una fotografía de verificación). El envío por WhatsApp pasa por los servidores de Meta Platforms / WhatsApp, cuyas condiciones y aviso de privacidad también le aplican. Meta Platforms tiene servidores fuera de México, por lo que su número de celular, su ubicación y su fotografía de verificación se transferirán fuera del país; por eso se solicita su consentimiento expreso al final de este aviso. La ubicación y la fotografía de verificación que usted envía por WhatsApp no son biometría facial: no se comparan automáticamente con ningún patrón de su rostro y solo sirven como evidencia de asistencia que la Empresa revisa y valida. Este medio es opcional y voluntario: usa su teléfono y sus datos móviles; si no desea usarlo, puede checar por el kiosco, el portal del trabajador o con apoyo de Recursos Humanos, sin consecuencias para su relación laboral. [La Empresa debe indicar aquí que no le trasladará ningún costo de datos o de equipo, o la forma en que lo cubrirá.] Si su empresa habilita también el autoservicio por WhatsApp, sus consultas de vacaciones y solicitudes de permiso o vacaciones se guardarán en el sistema para que la Empresa las resuelva.

2. Finalidades del tratamiento

Sus datos personales serán utilizados exclusivamente para los siguientes fines indispensables derivados de la relación laboral:

Llevar el cómputo y registro formal de su jornada de trabajo, asistencias, puntualidad, retardos y ausencias.
Validar su identidad al checar (con la fotografía de verificación y, en su caso, la plantilla facial) para evitar la suplantación de identidad por terceros (checada por interpósita persona).
Verificar que el registro de asistencia se realice dentro del área física o sitio de trabajo convenido.
Generar los reportes de asistencia para la adecuada dispersión de su salario, cálculo de tiempo extraordinario, vacaciones, descansos laborados y demás prestaciones legales conforme a la Ley Federal del Trabajo.

Sus fotografías y registros no serán comercializados, ni transferidos a personas ajenas a la relación laboral, salvo a las autoridades administrativas o judiciales competentes que legalmente lo requieran.

3. Mecanismos de seguridad

La información se procesa mediante una plataforma digital segura con cifrado de extremo a extremo, almacenamiento en la nube protegida y aislamiento por empresa, impidiendo el acceso a personas no autorizadas.

4. Ejercicio de Derechos ARCO y Consulta del Aviso Integral

Usted tiene derecho a solicitar el Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición (Derechos ARCO) respecto a sus datos personales. Para ejercer estos derechos o para consultar nuestro Aviso de Privacidad Integral, puede acudir directamente al área de Recursos Humanos / Administración de la empresa ubicada en [OFICINA O ÁREA RESPONSABLE] o enviar un correo electrónico a: [CORREO ELECTRÓNICO DE RECURSOS HUMANOS / PRIVACIDAD DE LA EMPRESA].

Consiento el tratamiento de mis datos personales, incluidos los datos sensibles consistentes en mi fotografía de verificación, mi plantilla facial (si mi empresa usa reconocimiento facial) y geolocalización, para las finalidades descritas en el presente aviso.

[SOLO SI SU EMPRESA HABILITA EL CHECADO POR WHATSAPP. De lo contrario, borre este párrafo] Consiento expresamente que mi número de celular, mi ubicación y, en su caso, mi fotografía de verificación se transfieran a Meta Platforms / WhatsApp, cuyos servidores se encuentran fuera de México, para registrar mi asistencia por ese medio.
Sí consiento ☐ No consiento ☐

[SOLO SI SU EMPRESA ACTIVA EL SEGUIMIENTO DE RUTA. De lo contrario, borre este párrafo] Consiento que, mientras mi jornada esté abierta, mi celular guarde mi ubicación cada [5] minutos para que la Empresa conozca mi recorrido de trabajo.
Sí consiento ☐ No consiento ☐

Nombre del trabajador: __________________________________________________

Firma: ___________________________________ Fecha: _______________

Si considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puede acudir ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno.